Administratie
Wanneer je kindje naar de opvang komt, hoort daar natuurlijk ook wat administratie bij.
We proberen dit zo duidelijk en eenvoudig mogelijk te houden.
Samen zorgen we ervoor dat alle gegevens correct en up-to-date blijven tijdens de volledige opvangperiode.
Verandert er iets? Laat het ons dan zo snel mogelijk weten.
De belangrijkste administratie dat in orde moet zijn is:
Attest inkomenstarief
Kindfiche
Facturen
Fiscaal attest
Attest inkomenstarief
De Kikker werkt met het inkomenstarief (IKT). Dit betekent dat de prijs die je betaalt voor de opvang afhankelijk is van je gezinsinkomen en gezinssituatie.
Het inkomenstarief wordt berekend door Opgroeien (Kind en Gezin). Na de berekening ontvang je een attest met daarop jouw tarief en een attestnummer.
👉 Dit attest hebben wij nodig om het correcte opvangtarief te kunnen toepassen.
-
Wij vragen om het attest inkomenstarief zo snel mogelijk aan te vragen en dit uiterlijk vóór de start van de opvang in orde te brengen.
Zo kunnen we vanaf de eerste opvangdag het juiste tarief aanrekenen en vermijden we administratieve problemen achteraf.
👉 Zonder geldig attest zijn wij verplicht het maximumtarief aan te rekenen.
-
Je kan je attest eenvoudig aanvragen via het online portaal van Opgroeien:
Volg onderstaande stappen:
Meld je aan met Itsme® of eID.
Kies "Inkomenstarief aanvragen".
Vul de gevraagde gegevens in.
Opgroeien berekent automatisch jouw inkomenstarief.
Je ontvangt onmiddellijk een attest met een attestnummer.
Bezorg dit attest of attestnummer vervolgens aan de opvang.
👉 Bewaar het attest ook zelf goed. Je hebt dit mogelijk later opnieuw nodig.
-
Verandert er iets in je gezinssituatie of ontvang je een nieuw attest?
Bezorg dit dan zo snel mogelijk aan de opvang.
Voorbeelden van wijzigingen zijn:
een wijziging van het gezinsinkomen
een verandering in de gezinssamenstelling
een nieuwe berekening door Opgroeien
een nieuw attest na vervaldatum
Zo kunnen wij steeds het correcte tarief toepassen.
-
Lukt het niet om een attest aan te vragen of heb je vragen over het inkomenstarief?
Dan helpen we je graag verder.
Je kan:
je vragen bespreken tijdens het wenmoment
terecht bij de verantwoordelijke van de vestiging
mailen naar 📧 admin@groepsopvangdekikker.be
Samen bekijken we hoe we je kunnen helpen.
Kindfiche
De kindfiche bevat alle belangrijke informatie die we nodig hebben om je kindje veilig, correct en zo persoonlijk mogelijk te begeleiden tijdens de opvang.
Dankzij deze informatie kunnen onze begeleiders inspelen op de noden, gewoontes en gezondheid van je kindje vanaf de eerste opvangdag.
Op de kindfiche noteren we onder andere:
contactgegevens van ouders en noodcontacten
medische informatie, allergieën en aandachtspunten
gewoontes en voorkeuren van je kindje
personen die je kindje mogen ophalen
praktische informatie die belangrijk is voor de opvang
👉 Hoe vollediger de informatie, hoe beter wij de opvang kunnen afstemmen op jouw kindje.
-
Ongeveer één maand vóór de start van de opvang ontvang je van de vestiging een uitnodiging voor het wenmoment.
Bij deze e-mail voegen we ook de kindfiche toe.
Wij vragen om deze fiche zo volledig mogelijk in te vullen en mee te brengen naar het wenmoment.
Tijdens het wenmoment overlopen we samen de gegevens en kunnen eventuele vragen of onduidelijkheden meteen besproken worden.
👉 Zo zorgen we ervoor dat alles in orde is vóór de eerste opvangdag.
-
De gegevens op de kindfiche zijn belangrijk voor de dagelijkse werking en veiligheid van je kindje.
Verandert er iets tijdens de opvangperiode?
Laat dit dan zo snel mogelijk weten aan de opvang.
Denk bijvoorbeeld aan wijzigingen in:
telefoonnummers of e-mailadressen
adresgegevens
noodcontacten
medische informatie
allergieën
medicatiegebruik
personen die je kindje mogen ophalen
👉 Zo beschikken we altijd over de juiste informatie wanneer dat nodig is.
Facturatie
Elke maand ontvang je een factuur voor de opvangprestaties van de afgelopen maand.
De factuur wordt bij de start van een nieuwe maand per e-mail verstuurd naar het opgegeven e-mailadres van de contracthouder.
Op de factuur vind je een overzicht van alle opvangprestaties en kosten die betrekking hebben op de voorbije maand.
Wat staat er op de factuur?
De factuur bevat onder andere:
de geregistreerde opvangdagen
de uren waarop je kindje aanwezig was
afwezigheden en eventuele correcties
het toegepaste inkomenstarief
het aantal resterende respijtdagen
kosten voor luiers, verzorgingsproducten en afvalverwerking
administratiekosten
eventuele bijkomende kosten volgens het huishoudelijk reglement
Hiernaast vind je een voorbeeldfactuur met extra uitleg bij elk onderdeel.
-
Op elke factuur staat een vervaldatum vermeld.
Wij vragen om het factuurbedrag vóór deze datum te betalen via de betalingsgegevens op de factuur.
Je kan betalen:
via overschrijving
met vermelding van de gestructureerde mededeling
👉 Gebruik steeds de vermelde gestructureerde mededeling zodat wij je betaling correct kunnen verwerken.
-
Merk je een fout op de factuur of heb je een vraag over een bepaalde kost?
Neem dan zo snel mogelijk, voor de vervaldatum, contact met ons op.
We bekijken dit graag samen en zoeken indien nodig naar een oplossing.
📧 admin@groepsopvangdekikker.be
-
Heb je moeilijkheden met het betalen van de facturen.
Neem dan tijdig contact met ons op: admin@groepsopvangdekikker.be
Samen bekijken we welke mogelijkheden er zijn, bijvoorbeeld:
een afbetalingsplan
een tijdelijke betalingsregeling
een praktische oplossing op maat
👉 Wacht niet tot facturen vervallen zijn. Open communicatie helpt ons om samen naar een oplossing te zoeken.
Fiscaal attest
Een fiscaal attest kinderopvang is een officieel document dat je kan gebruiken bij je belastingaangifte.
Op dit attest staat vermeld hoeveel opvangkosten je tijdens het afgelopen kalenderjaar hebt betaald voor je kindje.
Met dit attest kan je, binnen de wettelijke voorwaarden, een belastingvoordeel verkrijgen voor de betaalde kinderopvang.
Bewaar dit document daarom goed voor je belastingaangifte.
Om een correct fiscaal attest te kunnen opmaken, is het belangrijk dat:
je gegevens correct geregistreerd zijn
wijzigingen tijdig worden doorgegeven
alle facturen betaald zijn volgens de geldende afspraken
Zo kunnen wij het attest correct en volledig opstellen.
-
Jaarlijks bezorgen wij automatisch een fiscaal attest voor de opvangkosten die tijdens het voorgaande kalenderjaar werden betaald.
Het attest wordt meestal verstuurd in de eerste maanden van het nieuwe jaar, zodat je het tijdig kan gebruiken bij je belastingaangifte.
Je hoeft hiervoor zelf niets aan te vragen.
-
Het fiscaal attest wordt opgesteld op naam van de contracthouder zoals vermeld in de schriftelijke overeenkomst.
De gegevens op het attest worden gebaseerd op:
de gegevens die bij ons gekend zijn
de betalingen die effectief ontvangen werden tijdens het betreffende kalenderjaar
Merk je een fout op het attest, bijvoorbeeld in:
naam
adres
rijksregisternummer
andere persoonsgegevens
Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op.
Wij bekijken samen of een correctie mogelijk is en bezorgen indien nodig een aangepast attest.